Auxiliar Contable basado en MS-Excel y XML DB
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Docusfera es un sistema que le permite llevar su contabilidad de manera fácil usando Microsoft Office, a la vez que asegura orden y control sobre su información.
##Principios
Cada documento contable se diligencia como un documento en Excel, a partir del cuál Docusfera genera automáticamente una versión en PDF y otra en XML.
La versión PDF le permite llevar un archivo digital y evitar la impresión de copias de los documentos, así como enviarlo por correo electrónico o publicarlo fáacilmente en Internet.
El formato XML es un estándar para el almacenamiento de información, independientemente de la presentación. Mediante los datos almacenados en los archivos XML y la base de datos gratuita BaseX, es posible crear los informes contables en el módulo de informes de Docusfera.
##Ventajas
La arquitectura de Docusfera le hace estar por encima de otros sistemas contables por varias razones:
###Sencillez Para comenzar a usar Docusfera solo se necesita tener Microsoft Excel instalado y un archivo con el logotipo de su empresa.
No hay complejas bases de datos que deban instalarse y administrarse, sino que la información se maneja de manera natural en forma de archivos en el disco duro.
###Trabajo en grupo Docusfera le permite compartir los datos con su contador mediante sistemas de archivos en la nube, como DropBox, OneDrive o Google Drive - entre otros - de manera que el trabajo que ambos realizan se sincroniza automáticamente.
Igualmente mediante estos servicios tendrá acceso a los documentos que componen su contabilidad desde otros equipos, vía Web o desde dispositivos móviles.
###Ahorro de Papel Al guardar una copia de cada documento en PDF, puede llevar un archivo electrónico y evitar la impresión innecesaria de sus documentos e inclusive compartirlos de manera electrónica con sus clientes y proveedores.
###Facilidad de Uso Para usar Docusfera solo se necesitan nociones básicas de Excel. Pero entre mayor sea su conocimiento de esta hoja de cálculo, mayor será el provecho que le saque a Docusfera.
###Flexibilidad Con Docusfera no necesitará de un programador para adaptarlo el sistema a sus necesidades, la mayor parte de su funcionalidad está construida como libros de Excel, sin macros, solo fórmulas básicas, de modo que usted mismo puede adaptar la apariencia y la funcionalidad a sus necesidades.
Adicionalmente, es software libre, de modo que usted tiene acceso no solo a ver el código fuente, sino también a modificarlo si lo requiere.
##Organización
Los datos de la empresa se almacenan en un carpeta principal y varias subcarpetas. En adelante nos referiremos a esta como la "Carpeta de la Empresa"
Lo recomendable es que la carpeta de la empresa esté ubicada dentro de las carpetas del servicio de archivos en la nube de su preferencia (OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc) de modo que pueda compartir su contenido con su contador o trabajar desde otros computadores.
Cuando se instala Docusfera, crea dos carpetas especiales dentro de la carpeta de la empresa:
-
Carpeta Modelos Esta Carpeta contiene las plantillas de los documentos contables. Si bien el instalador incluye algunos modelos aplicables a todo tipo de empresa, usted puede crear los suyos propios modificando la apariencia, formulación o cualquier otra característica según las necesidades de su empresa. Incluso puede crear subcarpetas para organizar los modelos.
-
Carpeta Consultas Esta carpeta contiene el codigo fuente de las consultas que se hacen mediante la base de datos BaseX.
Usted puede modificar las existentes si lo requiere o crear las suyas propias.
- Documentos
Dentro de la carpeta de la empresa, se crea una carpeta por cada año y dentro de cada año una carpeta por cada mes. La creación de estas carpetas se hace automáticamente al guardar cada documento con la opción Guardar del complemento de Docusfera.
Una vez determinada la carpeta de la empresa, y copiadas las carpetas Modelos y Consultas, el primer paso es configurar los documentos modelo para que tomen la identidad corporativa de la empresa (Logotipo, Razón social, nit, telefonos, etc).
Para hacerlo, ingrese a la opción "Configurar Modelos" en la pestaña Docusfera de la cinta de opciones de Excel.
Allí deberá indicar:
- Datos de la empresa: Nit, Digito de Verificacion, Regimen Tributario, Razon Social, Telefonos, Direccion, Ciudad, Departamente, email
- Carpeta de la Empresa: Ingrese la ruta completa donde estableció la carpeta de la empresa
- Logotipo: Seleccione el archivo que contiene el logotipo de la empresa. Las dimensiones de este archivo no deberán superar los 100 pixeles de alto por 300 de largo, a riesgo de alterar la apariencia de los documentos.
Al seleccionar el botón "Iniciar", se aplicará su logotipo y datos de la empresa a cada libro de Excel en la carpeta "Modelos" y quedarán listos para comenzar a ser usados.
Para asentar documentos contables, siga estos pasos:
- Abra el documento Modelo (en la carpeta Modelos) según el tipo de comprobante contable que desee crear.
- Seleccione la opción "Numerar" en la cinta de opciones de Docusfera. Esto le asignara el siguiente consecutivo según el tipo de documento elegido. Si no hay ninguno creado previamente le aparecerá un mensaje de advertencia y usted deberá escribir manualmente el numero del documento.
- Diligencie los datos del documento
- Guarde el documento usando el botón "Guardar" en la cinta de opciones de Docusfera. No use el botón Guardar de Excel, porque lo que hará es sobreescribir el documento modelo en lugar de contabilizar el documento que digitó.
Para que BaseX HTTP encuentre las consultas, debe establecerse la variable RESTPATH en el archivo de configuración .basex
RESTPATH = C:\Dora\query
Donde C:\Dora\query es la ruta donde se encuentran los archivos de consulta .xq
Varias de las consultas dependen del modulo XQuery catalogos.xqm que debe ser registrado en el repositorio de BaseX para poderse usar mediante la interfaz REST
Para instalar el modulo ejecute el siguiente comando en BaseX:
REPO INSTALL C:\Dora\query\catalogos.xqm
Donde C:\Dora\query es la ruta donde están copiadas las consultas XQuery
A fin de que las consultas no pidan usuario y contraseña cuando se piden via HTTP, se deben guardar el usuario y contraseña del administrador de la base de datos (o un usuario de solo consulta) en el archivo de configuración .basex
USER = admin PASSWORD = admin